Het meeste onderhoud begint met een melding over storingen aan apparatuur, klachten over het klimaat in de school of het gaat om verzoeken om ondersteuning bij het installeren van software of het leveren van kantoorartikelen. De meldingen en de opvolging ervan worden ondergebracht bij een afdeling Facilitaire Dienst. De procedure die volgt na de melding, hangt sterk af van de omvang van de organisatie. In verband met kwaliteits- en kostenbeheersing is het is belangrijk dat de organisatie een duidelijke instructie heeft over deze procedure.
