Het Vervangingsfonds betaalt de kosten die samenhangen met vervanging wegens arbeidsongeschiktheid. Daarnaast kunnen de vervangingskosten die samenhangen met kort buitengewoon verlof op grond van de artikelen 8.7, 8.8 en 8.18 van de CAO PO ten laste van het fonds gebracht worden. Ook schorsing en zwangerschaps- en bevallingsverlof komt voor vervanging ten laste van het fonds in aanmerking. Grote schoolbesturen krijgen de mogelijkheid om per 1 augustus 2011 eigen risicodrager te worden voor de vervangingskosten die ontstaan gedurende de eerste 52 weken afwezigheid van personeel als gevolg van ziekte.
Naast de directe loonkosten zijn er nog diverse andere zaken die met personeel te maken hebben en die in de meerjarenbegroting onder de noemer overige personele lasten vallen. Denk hierbij aan de bedrijfsgezondheidszorg, ontslaguitkeringen vanwege het niet doorstaan van de instroomtoets Participatiefonds en scholingsuitgaven. Ook de kosten van de inhuur van externe deskundigheid of interimmanagers vallen onder overige personele lasten. Al deze kostenposten worden in de meerjarenbegroting opgenomen.